Bygg arbetsflödet från avtal till faktura

När den första kunden säger ja förändras arbetet. Nu ska erbjudandet bli ett tydligt uppdrag, arbetet levereras och rätt belopp faktureras i rätt tid.

Det är lätt att underskatta den administrativa kedjan. Ett par timmar glöms bort, ett utlägg saknar underlag och kunden uppfattar en extra uppgift som en del av fastpriset. Vid månadens slut behöver konsulten rekonstruera vad som egentligen hände. Fakturan blir sen och det går inte att bedöma om projektet var lönsamt.

Ett fungerande arbetsflöde låter informationen följa med genom hela uppdraget:

Erbjudande → avtal → kund → projekt → arbete → tid och kostnader → fakturaunderlag → faktura → uppföljning

AI kan hjälpa till att strukturera projektet, sammanställa godkänt material och upptäcka ofullständiga underlag. Den får inte hitta på arbetstid, ändra omfattningen eller skicka en faktura utan din granskning.

Börja inte arbeta på ett otydligt ja

Ett positivt möte är inte alltid ett beställt uppdrag. Innan arbetet börjar behöver det vara tydligt vad kunden har accepterat, vem som får beställa och vilka villkor som gäller.

Verksamt.se beskriver grundmodellen som anbud plus accept. För att undvika missförstånd bör överenskommelsen dokumenteras även när kunden inte kräver ett omfattande konsultavtal. Läs Verksamt.se vägledning om att skriva avtal.

Kontrollera åtminstone:

• Vilka juridiska personer som ingår avtalet.
• Vilka personer som får beställa arbete.
• Uppdragets syfte och resultat.
• Vad som ingår.
• Vad som uttryckligen inte ingår.
• Startdatum och eventuell slutdag.
• Pris och prismodell.
• Hur och när fakturering sker.
• Betalningsvillkor.
• Hur utlägg och resor hanteras.
• Kundens ansvar och leveranser.
• Hur ändringar godkänns.
• Sekretess och personuppgifter.
• Rättigheter till framtaget material.
• Hur AI får användas.
• Ansvar, förseningar och eventuella begränsningar.
• Avtalstid och uppsägning.
• Vad som gäller vid en tvist.

Verksamt.se har en mer omfattande genomgång av vad ett avtal kan innehålla. Ta juridisk hjälp när uppdraget har ett stort värde, omfattande ansvar, internationella parter eller komplicerade rättigheter.

Granska avtalet med AI på rätt sätt

AI kan hjälpa dig att hitta otydliga formuleringar och frågor som behöver diskuteras. Verktyget kan inte avgöra om ett avtal är juridiskt säkert och bör inte få tillgång till avtalet om leverantören, kontotypen eller kundvillkoren saknar stöd för det.

Använd ett anonymiserat utkast och följ AI-policyn från steg 3.

Läs avtalet själv efter AI-granskningen. Det är du som ska förstå och kunna följa villkoren i det dagliga arbetet.

Gör en tydlig överlämning från försäljning till projekt

Även när samma person sköter både försäljning och leverans behövs en överlämning. Annars ligger viktiga uppgifter kvar i e-post, mötesanteckningar och minnet.

Sammanställ en kort projektbrief:

• Kundens situation.
• Varför uppdraget startas nu.
• Önskat resultat.
• Leveranser.
• Avgränsningar.
• Tidsplan och milstolpar.
• Kundens kontaktperson.
• Beslutsfattare och godkännare.
• Pris och faktureringsmodell.
• Rapporteringskrav.
• Risker och beroenden.
• Regler för personuppgifter och AI.
• Nästa aktivitet.

Om det finns skillnader mellan säljsamtalet, offerten och avtalet är det det slutliga avtalet som ska styra. Oklara skillnader behöver lösas innan arbetet börjar.

Lägg upp kunden och projektet

Skapa kund- och projektstrukturen direkt när avtalet är klart. Vänta inte tills den första fakturan ska tas fram.

I ett system som Kiri kan du samla kunden, projektet, tidrapporterna, kostnaderna, offerterna, fakturorna och rapporterna i samma arbetsflöde. Det minskar behovet av att återskapa sambanden i slutet av månaden.

Registrera:

Kunduppgifter

• Kundens juridiska namn.
• Organisationsnummer.
• Fakturaadress.
• Kontaktperson.
• E-postadress eller annan överenskommen fakturakanal.
• Momsregistreringsnummer när det behövs.
• Valuta.
• Betalningsvillkor.
• Erforderlig beställarreferens.
• Kundnummer, inköpsordernummer eller projektreferens.
• Eventuella särskilda fakturakrav.

Projektuppgifter

• Projektnamn.
• Kund.
• Start- och slutdatum.
• Ansvarig konsult.
• Prismodell.
• Timpris, dagspris eller fast pris.
• Budget eller avtalad omfattning.
• Faktureringsintervall.
• Aktiviteter eller arbetstyper.
• Regler för utlägg.
• Status.
• Länk till avtal och projektbrief.

Använd samma namn och referenser i projektverktyg, tidrapportering, dokument och fakturor. Ett projekt som kallas tre olika saker blir onödigt svårt att följa upp.

Använd AI för att skapa projektstrukturen

AI kan omvandla ett godkänt avtal och en projektbrief till ett första förslag på milstolpar, aktiviteter och risker. Den ska inte utöka leveransen.

Kontrollera att strukturen går att leverera med den tid och budget som har avtalats. En detaljerad AI-genererad projektplan kan se imponerande ut men vara helt orealistisk.

Bekräfta arbetssättet på uppstartsmötet

Ett bra uppstartsmöte minskar mängden frågor och omtag senare. Det behöver inte vara långt, men rätt personer bör delta.

Gå igenom:

• Vad uppdraget ska åstadkomma.
• Vad som ligger utanför uppdraget.
• Leveranser och godkännandekriterier.
• Roller och beslutsvägar.
• Mötesstruktur och rapportering.
• Tillgång till system och underlag.
• Informationssäkerhet.
• Hur AI får användas.
• Hur ändringar beställs.
• Hur tid och kostnader redovisas.
• När fakturaunderlaget stäms av.
• Vad som händer om kunden blir försenad.

Skicka en kort sammanfattning efter mötet. Be kunden korrigera sådant som har uppfattats fel och spara bekräftelsen tillsammans med projektets övriga dokument.

Bestäm hur ändringar ska hanteras

Många konsultprojekt blir olönsamma genom små förändringar som var och en verkar rimlig. Ett extra möte, ytterligare en målgrupp och en omarbetad rapport kan tillsammans förändra hela uppdraget.

Skapa därför en enkel ändringsrutin:

1. Beskriv kundens önskemål.
2. Kontrollera om det ingår i avtalet.
3. Bedöm påverkan på tid, pris och leveransdatum.
4. Dokumentera bedömningen.
5. Be rätt person godkänna ändringen.
6. Uppdatera projekt, budget och fakturaunderlag.
7. Börja först när godkännandet är tydligt.

Ett meddelande kan formuleras så här:

Uppgiften ligger utanför den avtalade omfattningen eftersom den ursprungliga leveransen gäller två verksamhetsområden och önskemålet omfattar ytterligare ett. Jag uppskattar att tillägget kräver 12 timmar och flyttar leveransen med tre arbetsdagar. Priset blir 14 400 kronor exklusive moms. Bekräfta gärna skriftligt om ni vill att arbetet ska läggas till.

AI kan hjälpa till att formulera ändringsunderlaget men får inte avgöra vad kunden har beställt.

Rapportera tid medan du minns arbetet

Tidrapportering som görs långt i efterhand blir lätt ofullständig. Det gäller även fastprisprojekt. Tiden behövs för att förstå hur mycket arbete leveransen faktiskt krävde och om priset var rimligt.

Registrera tiden dagligen eller direkt efter avslutad arbetsuppgift. Ange:

• Datum.
• Kund och projekt.
• Aktivitet.
• Antal timmar.
• En kort och begriplig beskrivning.
• Om tiden är fakturerbar.
• Eventuell koppling till ett godkänt tillägg.

En beskrivning som “projektarbete” hjälper varken dig eller kunden. Skriv hellre “Analys av intervjumaterial och sammanställning av beslutsunderlag”.

Kiri låter användaren registrera tid med vanliga instruktioner och kopplar tiden till rätt kund och projekt. Ett exempel kan vara:

Logga 2,5 timmar i dag på projekt Förstudie för analys av kundintervjuer.

Kontrollera alltid datum, projekt, antal timmar och faktureringsstatus efter registreringen. AI får aldrig uppskatta eller skapa tidrapporter utifrån kalendern utan att du bekräftar vad som faktiskt arbetades.

Använd en rimlig detaljnivå

Kunden behöver kunna förstå underlaget utan att få tillgång till interna resonemang eller onödiga personuppgifter. En tidrapport bör beskriva arbetet på en nivå som motsvarar avtalet.

För lite information skapar frågor. För mycket information tar tid och kan lämna ut sådant som inte hör hemma på fakturaunderlaget.

Kom överens med kunden om:

• Om tidrapport ska bifogas.
• Vilken detaljnivå som krävs.
• Om aktiviteter ska grupperas.
• Vem som godkänner tiden.
• När underlaget ska lämnas.
• Hur invändningar hanteras.
• Om det finns ett tak per vecka eller månad.

Låt fakturans beskrivning följa samma språk som avtalet. Kunden ska kunna se sambandet mellan beställning, arbete och debitering.

Registrera kostnader och utlägg direkt

Resor, licenser, material och andra projektkostnader kan behöva vidarefaktureras. Kontrollera avtalet innan kostnaden uppstår.

Dokumentera:

• Datum.
• Leverantör.
• Belopp.
• Moms.
• Valuta.
• Syfte.
• Kund och projekt.
• Kvitto eller faktura.
• Om kostnaden får vidarefaktureras.
• Eventuellt påslag enligt avtal.
• Vem som har godkänt kostnaden.

Kiri kan samla kostnader och utlägg på projektet tillsammans med tiden. När ett fakturautkast skapas kan ofakturerade kostnader ingå i underlaget.

Bokföringsunderlaget måste samtidigt hanteras enligt bokföringsreglerna. Kiri är ett PSA- och faktureringssystem, inte ett komplett bokföringsprogram. Underlagen kan behöva föras vidare till företagets bokföring eller redovisningskonsult.

Håll ett kort veckomöte med dig själv

Avsätt en fast tid varje vecka för att kontrollera aktiva projekt. För en ensam konsult kan 15 till 30 minuter räcka om registreringen görs löpande.

Gå igenom:

• Saknade tidrapporter.
• Oregistrerade utlägg.
• Aktiviteter som saknar nästa steg.
• Beslut som kunden behöver fatta.
• Risker som har förändrats.
• Budget jämfört med arbetad tid.
• Godkända tillägg som inte har lagts in.
• Kommande leveranser.
• Ofakturerat underlag.
• Fakturor som närmar sig förfallodatum.

Använd inte AI för att dölja bristande projektkontroll bakom en välformulerad statusrapport. Rapporten ska bygga på uppdaterade projektuppgifter.

Skapa statusrapporten med AI

När projektinformationen är korrekt kan AI hjälpa till att sammanställa en kort statusrapport.

Granska rapporten mot projektet innan den skickas. En felaktig statusuppgift kan påverka kundens beslut och skapa en tvist om vad som har levererats.

Förbered faktureringen innan månadsskiftet

Fakturering ska vara en kontroll av ett redan uppbyggt underlag. Om du börjar samla in information först när fakturan ska skickas har arbetsflödet kommit för sent.

Bestäm en återkommande faktureringsdag och skapa en enkel stängningsrutin några dagar före.

Kontrollera:

• Att all tid är registrerad.
• Att tid ligger på rätt kund och projekt.
• Att icke fakturerbar tid inte följer med av misstag.
• Att utlägg har underlag.
• Att vidarefakturering är tillåten.
• Att fastprisets milstolpe är uppnådd.
• Att tillägg är godkända.
• Att rabatter stämmer med avtalet.
• Att kundens referens finns.
• Att rätt period används.
• Att pris, valuta och moms är korrekta.
• Att fakturabeskrivningen är begriplig.
• Att betalningsvillkoren följer avtalet.

Om kunden ska godkänna tidrapporter behöver godkännandet ske före fakturadagen. Lägg inte hela risken på en kontaktperson som får underlaget fem minuter innan fakturan ska skickas.

Skapa ett fakturautkast i Kiri

Kiri kan sammanställa ett fakturautkast från kundens ofakturerade tid och kostnader. Systemet beräknar rader, belopp, moms och totaler utifrån den registrerade informationen.

Ett typiskt flöde är:

1. Välj kund och faktureringsperiod.
2. Hämta ofakturerad tid och ofakturerade kostnader.
3. Kontrollera fakturarader och beskrivningar.
4. Lägg till godkända fasta belopp eller rabatter.
5. Kontrollera moms och valuta.
6. Granska kunduppgifter och betalningsvillkor.
7. Attestera fakturan.
8. Skapa PDF.
9. Skicka den genom den kanal som kunden har angett.
10. Markera fakturan som skickad och senare som betald.

Kiris AI kan hjälpa till att skapa och uppdatera fakturautkast genom vanliga instruktioner. Granskningssteget ska fortfarande finnas kvar. En faktura är ett affärsdokument och får inte skickas enbart för att systemet lyckades skapa ett rimligt utkast.

Kiri skickar inte automatiskt fakturan till kunden och erbjuder i nuläget inte e-faktura eller Peppol. Kontrollera därför kundens fakturakrav innan uppdraget börjar. Större företag och offentliga organisationer kan kräva en särskild portal eller ett särskilt format.

Kontrollera att fakturan innehåller rätt uppgifter

Skatteverket anger vilka uppgifter som ska finnas på en fullständig faktura. Det omfattar bland annat fakturadatum, unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens och köparens namn och adress, tjänstens omfattning och art, beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp.

Läs den fullständiga och aktuella listan på Skatteverkets sida om faktureringsregler.

En praktisk fakturakontroll omfattar:

• Fakturadatum.
• Unikt fakturanummer.
• Säljarens namn, adress och momsregistreringsnummer.
• Uppgift om godkännande för F-skatt.
• Kundens juridiska namn och adress.
• Kundens momsregistreringsnummer när det krävs.
• Kundens referens eller inköpsordernummer.
• Vad tjänsten avser.
• Leveransdatum eller faktureringsperiod.
• Antal och enhet.
• Pris exklusive moms.
• Rabatter.
• Beskattningsunderlag.
• Momssats.
• Momsbelopp.
• Totalt belopp.
• Valuta.
• Förfallodatum.
• Betalningsuppgifter.
• Särskild momshänvisning när det krävs.

Vid fakturering till företag inom eller utanför EU kan andra momsregler och hänvisningar gälla. Kontrollera varje ny internationell kund mot Skatteverkets aktuella information eller med en redovisningskunnig person.

Skilj mellan fakturering och bokföring

Att skapa en faktura är inte samma sak som att bokföra den. Försäljningen, kundfordran, betalningen och momsen behöver hanteras i bokföringen enligt företagets metod och rutiner.

Kiri kan skapa fakturor, kreditfakturor, PDF-dokument, rapporter och SIE4-underlag. Det kan användas tillsammans med ett externt bokföringsprogram eller en redovisningskonsult. Kiri ersätter inte bokföringsprogram, momsdeklaration, lönehantering eller automatisk bankavprickning.

Bestäm vem som ansvarar för:

• Export eller överföring av underlag.
• Bokföring av kundfakturor.
• Avstämning av betalningar.
• Momsredovisning.
• Kreditfakturor.
• Arkivering.
• Kontakt med redovisningskonsult.

Det är lättare att rätta en oklar rutin efter första fakturan än efter ett helt verksamhetsår.

Följ upp betalningen

Arbetet är inte ekonomiskt avslutat när fakturan har skickats. Kontrollera att betalningen kommer in och registrera betalningsstatus.

På Verksamt.se finns vägledning om fakturans innehåll, betalningsvillkor och dröjsmålsränta. Betalningsvillkoren bör vara överenskomna i förväg. En faktura med ett ensidigt nytt villkor ändrar inte automatiskt avtalet.

Skapa en rutin:

1. Kontrollera betalningar på förfallodagen.
2. Kontakta kunden snabbt om betalningen saknas.
3. Kontrollera att fakturan har kommit fram och inte stoppats av ett formfel.
4. Skicka betalningspåminnelse när det är lämpligt.
5. Hantera ränta och avgifter enligt avtal och gällande regler.
6. Dokumentera all kontakt.
7. Bedöm när arbetet ska pausas.
8. Ta vidare hjälp om kravet förblir obetalt.

Om kunden inte betalar kan ett företag i vissa fall ansöka om betalningsföreläggande. Kronofogden beskriver hur företag kan gå vidare med ett obetalt krav.

Avsluta projektet ordentligt

Ett projekt som bara slutar få aktiviteter blir ofta kvar som ett administrativt frågetecken. Gör en kort avslutning även efter mindre uppdrag.

Kontrollera:

• Att alla leveranser är överlämnade.
• Att kunden har godkänt resultatet när avtalet kräver det.
• Att all tid och alla kostnader är registrerade.
• Att slut- eller delfakturan är skickad.
• Att dokumentation har lämnats över.
• Att åtkomster har återkallats.
• Att kunddata sparas eller raderas enligt avtal och policy.
• Att projektstatus är avslutad.
• Att lärdomar har dokumenterats.
• Att nästa möjliga behov har diskuterats utan att pressa fram en merförsäljning.

Använd projektets rapporter för att jämföra pris, arbetad tid, kostnader och ursprunglig kalkyl. Ett uppdrag kan ha varit trevligt och ändå olönsamt.

Analysera projektet med AI

Använd verifierade och anonymiserade uppgifter. Syftet är att förbättra nästa kalkyl och leverans, inte att låta AI bedöma enskilda kundpersoner.

Spara lärdomarna tillsammans med erbjudandet och prisberäkningen från steg 2. Nästa offert bör bygga på vad projekten faktiskt har krävt.

Du är klar med steg 5 när

• Ett accepterat avtal finns innan arbetet börjar.
• Kundens beställare och beslutsfattare är identifierade.
• Projektets resultat, omfattning och avgränsning är dokumenterade.
• Kunden och projektet är upplagda i ett gemensamt system.
• Pris, faktureringsmodell och betalningsvillkor är registrerade.
• Det finns en rutin för tillägg och ändringar.
• Tid registreras löpande på rätt projekt.
• Kostnader och utlägg kopplas till underlag.
• Projektet följs upp varje vecka.
• Fakturaunderlaget stäms av före fakturadagen.
• Fakturan granskas av en människa innan den skickas.
• Bokföring och fakturering har tydligt ansvar.
• Betalningsstatus följs upp.
• Avslutade projekt stängs och utvärderas.
• AI används enligt kundavtal och företagets AI-policy.

I det sista steget samlar du arbetssätten i en plan för företagets första 90 dagar. Där följer du försäljning, leverans, ekonomi och AI-användning utan att skapa mer administration än verksamheten behöver.