Sedan den 1 juli 2026 har Skatteverket större möjligheter att granska bokföring och annat räkenskapsmaterial som lagras i molntjänster. Myndigheten kan använda internet under en kontroll och i vissa situationer söka efter och kopiera handlingar på distans.
Det innebär inte att Skatteverket fritt kan logga in i vilket bokföringssystem som helst. De vanliga kraven för revision, förelägganden och bevissäkring gäller fortfarande. För företag blir den praktiska skillnaden att digital lagring inte längre utgör samma tekniska hinder när myndigheten har rätt att ta del av materialet.
Reglerna har anpassats till digital bokföring
De tidigare reglerna innehöll begränsningar som hindrade Skatteverket från att genomföra vissa delar av en granskning via internet. De skrevs i en tid då bokföring vanligtvis fanns på en lokal dator, en server på kontoret eller i pärmar.
Så arbetar få mindre företag i dag. Fakturor skapas i webbaserade system, kvitton fotograferas med mobilen och bokföringen hanteras ofta av en redovisningsbyrå genom en molntjänst. Information om verksamheten kan vara utspridd mellan ekonomisystem, lagringstjänster och olika användarkonton.
Tidigare kunde företaget därför behöva skapa en kopia av materialet och skicka den till Skatteverket. Det tog tid och skapade risk för att information saknades eller överfördes på ett sätt som förändrade strukturen. De nya reglerna gör det möjligt för Skatteverket att använda egen teknisk utrustning och internet för att ta del av elektronisk information under en kontroll.
Riksdagen beslutade om förändringen i mars 2026. Reglerna trädde i kraft den 1 juli samma år. Riksdagens beskrivning av beslutet förklarar bakgrunden och de viktigaste ändringarna.
Skatteverket får inte fri tillgång
Det är lätt att tolka förändringen som att Skatteverket numera kan gå in i företagens system när myndigheten vill. Så fungerar det inte.
Vid en vanlig revision sker granskningen normalt i samverkan med företaget. Företaget ska tillhandahålla de handlingar, upplysningar och den hjälp som behövs för revisionen. Skatteverket kan nu använda internet för att granska materialet direkt, men det måste fortfarande finnas en pågående kontroll och ett rättsligt stöd för de uppgifter som begärs.
Den nya möjligheten förändrar alltså hur en granskning kan genomföras. Den tar inte bort kraven på beslut, relevans och proportionalitet. Skatteverket får inte använda en kontroll för att planlöst leta igenom företagets digitala miljö.
En granskning ska vara kopplad till det som kontrolleras. Om myndigheten granskar en viss momsperiod kan den exempelvis behöva fakturor, verifikationer och underlag för transaktionerna under den perioden. Att materialet råkar finnas i ett system som även innehåller annan information ger inte automatiskt rätt att granska allt.
Vanlig revision och bevissäkring är olika saker
De nya reglerna omfattar även bevissäkring på distans. Det är en tvångsåtgärd som kan användas för att söka efter och kopiera handlingar i ett digitalt informationssystem.
Bevissäkring är inte samma sak som en vanlig revision där företaget samarbetar. Åtgärden kan bli aktuell när det finns risk att handlingar undanhålls, förstörs eller inte lämnas ut. Vid vissa typer av kontroll krävs också att ett föreläggande om att lämna ut en handling inte har följts.
Beslut om bevissäkring fattas som huvudregel av förvaltningsrätten efter en ansökan från Skatteverket. I särskilda situationer där det finns en akut risk för sabotage kan en granskningsledare fatta ett tillfälligt beslut. Även då finns regler om vilka system och handlingar som får omfattas.
Skatteverkets rättsliga vägledning om bevissäkring beskriver bland annat när handlingar får sökas på distans och vem som fattar beslutet.
För ett företag som sköter sin bokföring och samarbetar vid en kontroll är bevissäkring normalt inte utgångspunkten. Det är ändå bra att känna till skillnaden. Att Skatteverket kan granska ett system via internet under en vanlig revision betyder inte att myndigheten använder en tvångsåtgärd.
Uppgifter kan finnas utanför Sverige
Många molntjänster lagrar information på servrar i andra länder. Företaget kanske inte ens vet i vilket land en viss kopia av bokföringen finns.
De nya reglerna innebär att bevissäkring på distans kan genomföras även om den eftersökta informationen är lagrad utomlands. Det centrala är att handlingarna finns i ett informationssystem som omfattas av beslutet och går att nå genom det aktuella användarkontot eller den tekniska utrustningen.
Det betyder inte att Skatteverket får obegränsad tillgång till en utländsk leverantörs system. Myndigheten behöver fortfarande rättsligt stöd för åtgärden och tillgång till det system där handlingarna finns. Serverns geografiska placering ska däremot inte i sig hindra en beslutad granskning.
För företaget blir avtalet med systemleverantören viktigt. Det bör vara möjligt att komma åt, visa och exportera bokföringen även om abonnemanget avslutas eller samarbetet med leverantören upphör. Ett företag som inte kan få fram sin egen redovisningsinformation har ett problem oavsett om Skatteverket genomför en kontroll.
Bokföringen måste gå att följa
En digital bokföring ska vara begriplig även för någon som inte arbetar i systemet varje dag. Det ska gå att följa en affärshändelse från underlag till bokföring och vidare till rapportering.
Ett belopp på ett konto säger sällan tillräckligt. Det behöver finnas en verifikation som visar vad transaktionen avser, när den inträffade och vilka parter som var inblandade. Vid fakturering behöver kunduppgifter, fakturanummer, belopp, moms och eventuella rättelser hänga ihop.
Automatisering förändrar inte de kraven. Om ett system skapar fakturor, föreslår bokföringskonton eller tolkar kvitton med AI ansvarar företaget fortfarande för att resultatet blir korrekt. Vid en granskning behöver det gå att förstå vad som har hänt och vilka uppgifter som låg till grund för bokföringen.
Det är också viktigt att rättelser kan följas. Om en faktura ändras efter att den skickats bör det finnas en tydlig historik. Att skriva över den ursprungliga informationen utan spårbarhet gör det svårare att visa vad som faktiskt hände.
Redovisningsbyrån tar inte över ansvaret
Många småföretag låter en redovisningsbyrå sköta den löpande bokföringen. Det är ofta praktiskt, men företagets ansvar försvinner inte.
Företaget behöver kunna förklara sina affärer och ta fram underlag även när byrån har gjort registreringen. Redovisningskonsulten kan veta hur en transaktion bokfördes, men det är företagaren som normalt vet vad som köptes, varför kostnaden hör till verksamheten och vad en kundfaktura avser.
Det bör därför vara tydligt vem som ansvarar för att spara kvitton, kontrollera kunduppgifter, godkänna fakturor och svara på frågor från Skatteverket. Företaget bör också veta vem som äger kontot i bokföringstjänsten och vad som händer med materialet om samarbetet avslutas.
Om redovisningsbyrån står som ensam administratör kan företaget bli onödigt beroende av en viss person eller leverantör. Minst en ansvarig person i företaget bör kunna komma åt materialet och förstå hur det exporteras.
Privata uppgifter bör hållas utanför företagets system
I mindre verksamheter blandas privata och affärsmässiga uppgifter lätt ihop. Samma dator används hemma och på arbetet. Kvitton sparas i en privat lagringstjänst och företagets meddelanden finns i ett personligt konto.
Det skapar problem vid en kontroll. Företaget behöver lämna ut relevanta handlingar, men vill samtidigt inte exponera privat information som saknar koppling till verksamheten.
En bättre ordning är att använda separata konton och mappar för företaget. Bokföring, avtal, fakturor och projektunderlag bör förvaras i en struktur som tillhör verksamheten. Det förenklar både den dagliga administrationen och en eventuell granskning.
Det finns regler som gör det möjligt att begära att vissa handlingar undantas från kontroll. En sådan fråga kan behöva prövas av förvaltningsrätten. Det är ändå bättre att minska sammanblandningen från början än att försöka sortera privat och affärsmässigt material när kontrollen redan pågår.
Företaget kan förbereda sig utan ett stort projekt
De nya reglerna innebär inte att alla företag behöver byta bokföringssystem. Ett välfungerande molnsystem kan tvärtom göra en kontroll enklare, eftersom underlag och historik redan finns samlade.
Det är mer värdefullt att kontrollera hur systemet används.
- Kontrollera att bokföring och verifikationer går att exportera i ett användbart format.
- Se till att företaget har egen tillgång till kontot och inte är helt beroende av redovisningsbyrån.
- Gå igenom vilka personer som har behörighet att läsa, ändra och godkänna uppgifter.
- Kontrollera att ändringar, krediteringar och rättelser går att följa i historiken.
- Håll företagets dokument och användarkonton åtskilda från privata uppgifter.
- Spara avtal, fakturaunderlag och övriga handlingar på ett konsekvent sätt.
- Dokumentera hur information flyttas mellan tidrapportering, projekt, fakturering och bokföring.
- Kontrollera vad som händer med uppgifterna om ett abonnemang eller samarbete avslutas.
Det sista är lätt att missa. Ett företag kan ha full tillgång till sin information så länge tjänsten betalas, men betydligt sämre möjligheter efter att kontot stängts. Därför bör export och arkivering planeras innan ett systembyte genomförs.
Ordning är viktigare än fler dokument
Den nya lagen gör digitalt material mer tillgängligt vid en skattekontroll. Den kräver däremot inte att företaget skapar stora mängder extra dokument för säkerhets skull.
En välskött bokföring bygger på att varje affärshändelse kan förstås och följas. Kund, projekt, tid, kostnader, faktura och betalning behöver hänga ihop. När den kedjan är tydlig blir det enklare att rätta fel, svara på frågor och visa hur företaget har resonerat.
Företag som redan har ordning på behörigheter, underlag och historik behöver sällan göra någon dramatisk förändring. De som fortfarande samlar fakturor i inkorgen, kvitton i mobilen och projektuppgifter i privata anteckningar har däremot fått ytterligare ett skäl att skapa en bättre struktur.
Artikeln ger en allmän beskrivning av reglerna och ersätter inte rådgivning i ett enskilt skatteärende.