De flesta tjänsteföretag börjar inte med administration. Man börjar med ett uppdrag. En ny kund hör av sig, ett möte bokas och arbetet drar igång. Sedan kommer verkligheten ikapp. Projekt ska skapas, timmar ska rapporteras, utlägg ska sparas och till slut ska någon komma ihåg att skicka fakturan.
Det är sällan de enskilda momenten som är problemet. Det är alla små överlämningar mellan olika system, dokument och personer som gör att administrationen växer. En kund finns i ett register, projekten i ett annat, tidrapporteringen i ett tredje och faktureringen i ett fjärde. Resultatet blir dubbelarbete, missade timmar och onödigt mycket tid framför datorn.
Kiris arbetsflöde bygger istället på en enkel tanke. Informationen ska bara behöva registreras en gång och sedan följa med genom hela processen.
Från kund till betald faktura i ett sammanhängande flöde
Allt börjar med kunden. När en ny kund läggs upp blir den grunden för resten av arbetet. Du behöver inte skriva samma uppgifter flera gånger eller fundera på vilket system som innehåller den senaste informationen.
När kunden finns på plats skapar du ett projekt. Där samlas allt som hör till uppdraget, oavsett om det handlar om ett mindre konsultjobb som pågår några dagar eller ett större projekt som sträcker sig över flera månader. Projektet blir den naturliga platsen där du och eventuella kollegor arbetar.
Under projektets gång rapporteras tid och kostnader direkt mot uppdraget. Varje arbetad timme och varje utlägg kopplas automatiskt till rätt kund och rätt projekt. Du slipper föra anteckningar på papper eller försöka minnas vad som gjordes för två veckor sedan när det är dags att fakturera.
När arbetet är klart finns redan underlaget där. Fakturan kan skapas direkt från projektet med de timmar och kostnader som registrerats. Istället för att manuellt räkna ihop allt eller flytta information mellan olika system bygger fakturan på det arbete som redan dokumenterats.
Det låter kanske självklart, men många företag arbetar fortfarande på ett betydligt mer omständligt sätt. De exporterar timmar från ett system, kontrollerar dem i Excel och skapar sedan fakturan manuellt i ett annat program. Varje extra steg ökar risken för fel och tar tid som hade kunnat läggas på kunder istället.
Vem passar arbetsflödet för?
Den här typen av arbetsflöde passar framför allt företag som säljer sin tid eller sina tjänster. Konsulter, hantverkare, IT företag, marknadsföringsbyråer, designers, fotografer och andra tjänsteföretag har ofta samma grundproblem. De arbetar i projekt och behöver kunna koppla arbetstid och kostnader till rätt kund.
För ensamföretagaren handlar vinsten ofta om att slippa administration på kvällarna. Istället för att försöka komma ihåg vilka timmar som ska faktureras finns allt redan samlat när arbetsdagen är slut.
För mindre företag med flera medarbetare blir fördelen ännu tydligare. Alla arbetar i samma flöde och samma information används genom hela processen. Det minskar risken för missförstånd och gör det enklare att följa upp projektens lönsamhet.
När passar det kanske inte lika bra?
Alla företag arbetar inte projektbaserat. Driver du exempelvis en butik, restaurang eller annan verksamhet där försäljningen sker direkt över disk finns sällan samma behov av att registrera tid och projekt innan en faktura skapas.
Har du däremot återkommande kunduppdrag, arbetar på löpande räkning eller fakturerar efter nedlagd tid blir ett sammanhängande arbetsflöde snabbt en stor fördel. Ju fler projekt du har samtidigt, desto större blir tidsbesparingen.
Mindre administration ger bättre kontroll
Det kanske mest underskattade med ett sammanhängande arbetsflöde är att det ger bättre överblick. När kunder, projekt, tidrapportering, kostnader och fakturor hänger ihop blir det enklare att se hur verksamheten faktiskt går. Du kan snabbt få svar på frågor som vilka projekt som är mest lönsamma, vilka kunder som genererar mest arbete och hur mycket tid som ännu inte fakturerats.
Samtidigt minskar risken att något faller mellan stolarna. Missade timmar och bortglömda utlägg är vanligare än många tror, särskilt när information finns utspridd i flera olika system.
Kiri är byggt kring just det här arbetsflödet. Istället för att se kundregister, projekt, tidrapportering och fakturering som separata delar är de kopplade till varandra från början. Det innebär mindre dubbelarbete, färre manuella steg och ett naturligt flöde från första kundkontakt hela vägen fram till den färdiga fakturan.