Om du någon gång har bytt bokföringsprogram, skickat underlag till en redovisningsbyrå eller behövt flytta bokföring mellan olika system har du kanske hört talas om en SIE-fil. För många låter det som ännu ett tekniskt format som bara ekonomer bryr sig om, men sanningen är att SIE är en av de saker som faktiskt kan göra administration betydligt enklare.
Du behöver inte förstå hur filen är uppbyggd eller vad alla förkortningar betyder. Det viktiga är att veta vad den gör och när den kan spara dig både tid och huvudvärk.
Vad är en SIE fil?
SIE står för Standard Import Export och är ett gemensamt filformat för bokföringsinformation i Sverige. Tanken är enkel. Istället för att skriva in samma uppgifter flera gånger eller manuellt flytta information mellan olika program kan systemen läsa samma fil.
En SIE-fil kan innehålla allt från kontoplan och verifikationer till saldon och bokföringshistorik, beroende på vilken typ av SIE-fil det handlar om. Det gör att information kan flyttas mellan exempelvis faktureringssystem, bokföringsprogram och redovisningsbyråer utan att något behöver matas in på nytt.
För dig som företagare innebär det framför allt mindre administration och mindre risk för fel.
Varför är SIE så praktiskt?
Många småföretagare vill lägga tiden på kunder, projekt och att få verksamheten att växa. Administration är ofta något man gör för att man måste, inte för att man vill.
Här gör SIE stor skillnad.
Tänk dig att du har skickat ett antal fakturor under månaden och nu ska bokföringen uppdateras. Utan ett standardiserat format kan det innebära att samma information behöver registreras igen i bokföringsprogrammet. Med en SIE-export kan bokföringen istället importeras med några få klick.
Det sparar inte bara tid. Det minskar också risken att ett belopp blir fel, att ett datum skrivs in fel eller att en verifikation helt glöms bort.
När använder man en SIE fil?
Du kommer oftast i kontakt med SIE i någon av följande situationer:
- Du skickar bokföringsunderlag till en redovisningskonsult.
- Du byter bokföringsprogram.
- Du vill importera bokföring från ett faktureringssystem.
- Du behöver säkerhetskopiera din bokföringsdata.
- Du ska lämna över företagets bokföring till en ny ekonomiansvarig.
I alla dessa situationer fungerar SIE som ett gemensamt språk mellan olika program.
Vanliga missförstånd
Ett vanligt missförstånd är att en SIE-fil är samma sak som en PDF eller en Excel-fil. Det är den inte.
En PDF är till för människor att läsa. En SIE-fil är skapad för att datorprogram ska kunna läsa och förstå bokföringsdata automatiskt.
Ett annat missförstånd är att SIE innehåller allt som finns i ett ekonomisystem. Formatet innehåller bokföringsinformation, men inte nödvändigtvis exempelvis kundregister, dokument eller bilagor.
Måste man kunna något om SIE?
Nej. För de allra flesta räcker det att veta när man ska exportera eller importera filen.
Resten sköter systemen åt dig.
Det är lite som att skicka en bild via e-post. Du behöver inte förstå hur filformatet fungerar för att kunna använda det. Samma sak gäller SIE. Det viktiga är att veta att det finns och att det gör administrationen enklare.
Mindre administration ger mer tid till det som faktiskt spelar roll
Små tidsvinster gör ofta större skillnad än man tror. Om du slipper lägga en halvtimme varje månad på att flytta bokföringsdata manuellt blir det flera arbetsdagar över under ett år. Framför allt slipper du den där känslan av att administrativa uppgifter alltid ligger och väntar.
Därför har Kiri stöd för SIE-export. När det är dags att lämna över bokföringsunderlag eller importera information i ett bokföringsprogram kan du exportera en SIE-fil direkt, utan att behöva skapa underlagen manuellt. Det gör övergången mellan fakturering och bokföring betydligt smidigare och låter dig lägga mindre tid på administration och mer tid på verksamheten.