Förr eller senare händer det nästan alla företag. Du skickar en faktura och upptäcker några timmar senare att priset blev fel. Eller så hör kunden av sig och berättar att antalet timmar inte stämmer, att en tjänst aldrig utfördes eller att ni har kommit överens om en rabatt i efterhand. Då räcker det inte att bara öppna fakturan och ändra den. När en faktura väl har skickats är den en del av företagets bokföring och behöver rättas på ett korrekt sätt. Det är här kreditfakturan kommer in.
Många tror att en kreditfaktura är något komplicerat som bara ekonomiavdelningar sysslar med, men egentligen är det ett ganska enkelt verktyg. Den fungerar som en spegelbild av den ursprungliga fakturan och används för att helt eller delvis ta bort det som tidigare har fakturerats. När man förstår principen blir det också mycket lättare att veta när en kreditfaktura behövs och när den inte gör det.
Vad är en kreditfaktura?
En kreditfaktura är en faktura med negativa belopp som minskar eller tar bort en tidigare fakturering. Den används när en redan skickad faktura innehåller fel eller när förutsättningarna har förändrats efter att fakturan skickades.
Det viktiga är att förstå att kreditfakturan inte ersätter den gamla fakturan. Den kompletterar den. Originalfakturan finns fortfarande kvar, men kreditfakturan visar att hela eller delar av beloppet inte längre ska betalas. På så sätt blir både bokföringen och momsen korrekta.
Om du till exempel har skickat en faktura på 12 500 kronor men inser att du råkade fakturera tio timmar för mycket kan du skapa en kreditfaktura för de felaktiga timmarna. Kunden betalar då endast det korrekta beloppet och både ni och kunden har ett tydligt underlag som visar vad som har ändrats.
När ska man använda en kreditfaktura?
Det finns många situationer där en kreditfaktura är rätt lösning. Den vanligaste är att den ursprungliga fakturan innehåller ett fel, men det finns flera andra scenarier där den också behövs.
Du kan exempelvis behöva kreditera en faktura om:
- fel antal timmar eller produkter har fakturerats
- fel pris eller rabatt har använts
- kunden har reklamerat en tjänst och ni kommer överens om en återbetalning
- en beställning avbokas efter att fakturan redan skickats
- en tjänst aldrig blev utförd
- kunden returnerar en vara
Gemensamt för alla dessa situationer är att den ursprungliga fakturan redan har skickats. Då ska den inte ändras eller tas bort. Istället skapas en kreditfaktura som korrigerar felet.
Hur fungerar en kreditfaktura?
Principen är egentligen väldigt enkel. Kreditfakturan innehåller samma uppgifter som den ursprungliga fakturan men med negativa belopp. Den ska dessutom tydligt hänvisa till vilken faktura den avser.
Låt oss ta ett exempel.
Du skickar en faktura på 25 000 kronor inklusive moms för ett konsultuppdrag. Några dagar senare upptäcker du att två arbetstimmar blev dubbelfakturerade, vilket motsvarar 3 000 kronor inklusive moms.
Istället för att ändra originalfakturan skapar du en kreditfaktura på minus 3 000 kronor. Kunden betalar då 22 000 kronor och bokföringen visar tydligt både den ursprungliga fakturan och korrigeringen.
Om hela fakturan är fel krediterar du hela beloppet. Om bara en del är fel krediterar du endast den delen.
Vad händer om kunden redan har betalat?
Det här är en fråga som dyker upp ofta. Om kunden redan har hunnit betala den felaktiga fakturan behöver du fortfarande skapa en kreditfaktura. Skillnaden är att kunden istället får tillbaka pengarna eller att beloppet används som avdrag på en kommande faktura.
Det viktiga är att den ekonomiska händelsen dokumenteras korrekt. Själva återbetalningen är en sak. Kreditfakturan är underlaget som visar varför pengarna återbetalas.
Kan man bara ta bort en faktura?
Nej. Det är ett av de vanligaste misstagen, särskilt bland nya företagare.
När en faktura har skickats till kunden är den en del av företagets bokföring. Att radera den i efterhand gör att nummerserien inte längre blir sammanhängande och att bokföringen riskerar att bli fel. Om någon senare granskar företagets redovisning ska det gå att följa varje fakturanummer utan luckor eller oklara ändringar.
Det spelar ingen roll om kunden aldrig hann öppna fakturan. Har den skickats ska den normalt inte tas bort. Felet rättas istället med en kreditfaktura.
Måste man skapa en ny faktura efteråt?
Det beror på situationen.
Om du krediterar hela fakturan därför att den innehåller fel uppgifter brukar nästa steg vara att skapa en helt ny faktura med korrekta uppgifter.
Om du däremot bara krediterar en mindre del, exempelvis några arbetstimmar eller en rabatt, behöver du oftast inte skapa någon ny faktura alls. Kreditfakturan blir då själva korrigeringen.
Vad ska en kreditfaktura innehålla?
En kreditfaktura innehåller i stort sett samma information som en vanlig faktura. Den ska bland annat ha ett eget fakturanummer, fakturadatum, uppgifter om säljare och kund samt momsinformation. Dessutom ska det tydligt framgå att det är en kreditfaktura och vilken ursprunglig faktura den avser.
Det gör att både du, kunden och revisorn enkelt kan följa vad som har hänt även flera år senare.
Vanliga misstag
Det finns några misstag som återkommer gång på gång och som kan skapa onödigt arbete längre fram.
Det första är att ändra eller radera en redan skickad faktura. Det andra är att skicka en vanlig faktura med minusbelopp istället för en riktig kreditfaktura. Ett annat vanligt misstag är att glömma hänvisa till originalfakturan, vilket gör det svårare att förstå varför krediteringen har gjorts. Många väntar också för länge med att rätta felet, vilket kan skapa onödig förvirring både för kunden och i den egna bokföringen.
Genom att kreditera fakturan direkt när felet upptäcks blir processen betydligt enklare och risken för följdfel minskar.
Kreditfakturor behöver inte vara krångliga
De flesta företagare vill lägga sin tid på kunder och projekt, inte på att fundera över hur en faktura ska rättas. Därför är det en stor fördel när faktureringssystemet gör processen tydlig och hjälper dig att skapa en korrekt kreditfaktura med koppling till originalfakturan. Då slipper du hålla reda på manuella beräkningar och kan känna dig trygg med att både moms och bokföring blir rätt från början.
Misstag kommer att hända i alla företag. Det viktiga är inte att undvika varje fel, utan att rätta dem på ett korrekt och spårbart sätt. En kreditfaktura är just det verktyget. Den gör att både du och kunden får en tydlig historik över vad som har fakturerats, vad som har ändrats och vilket belopp som faktiskt gäller. Det sparar tid, minskar risken för missförstånd och gör administrationen betydligt enklare när nästa bokslut närmar sig.