De flesta företag har bättre koll på sina kundprojekt än på sina egna interna processer. Det låter kanske märkligt, men det är vanligt att verksamheten bygger på en samling verktyg som införts vid olika tidpunkter för att lösa olika problem. Ett system används för projekt, ett annat för tidrapportering, ett tredje för fakturering och däremellan finns kalkylark, mejltrådar och manuella rutiner som ingen riktigt dokumenterat.
Så länge företaget är litet fungerar det ofta hyggligt. Men när fler kunder tillkommer, projekten blir fler och teamet växer börjar sprickorna synas. Information hamnar på fel plats, tidrapportering blir försenad och fakturor skickas senare än de borde. Det leder inte bara till mer administration. Det påverkar också kassaflödet, lönsamheten och möjligheten att få en tydlig bild av hur verksamheten faktiskt går.
Många företagare tror att problemet handlar om att de behöver arbeta hårdare eller bli mer organiserade. I verkligheten handlar det ofta om att arbetsflödet är onödigt komplicerat.
När administrationen börjar styra verksamheten
Tänk dig en vanlig arbetsvecka på ett konsultföretag. En ny kund kommer in och ett projekt startas. Konsulterna börjar arbeta, men tiden rapporteras kanske först i slutet av veckan. Projektledaren försöker hålla koll på budgeten i ett kalkylark samtidigt som faktureringsunderlaget ska sammanställas manuellt när månaden är slut.
Under tiden ställs frågor som egentligen inte borde behöva ställas.
Hur många timmar har lagts på projektet?
Vilka timmar är fakturerbara?
Hur mycket återstår av budgeten?
Är fakturan redan skickad eller ligger den fortfarande och väntar?
Varje gång någon måste leta efter information förloras tid. Kanske handlar det bara om några minuter åt gången, men över en månad eller ett år blir det många arbetstimmar som inte skapar något värde för kunden.
Det är också här många företag börjar underskatta kostnaden för administration. Problemet är sällan en enskild uppgift. Problemet är alla små avbrott, dubbelregistreringar och manuella kontroller som tillsammans stjäl fokus från det arbete som faktiskt genererar intäkter.
Ett arbetsflöde där varje steg bygger vidare på det förra
Kiri är utvecklat för att samla hela arbetsprocessen i ett sammanhängande flöde. Istället för att flytta information mellan olika system följer samma data med genom hela processen, från första kundkontakt till färdig faktura.
När en kund skapas kan projekt kopplas direkt till kunden. Tidrapportering sker i samma miljö som projektarbetet. När timmar registreras uppdateras projektets ekonomi automatiskt och när det är dags att fakturera finns underlaget redan på plats.
Det innebär att samma information bara behöver registreras en gång.
Det låter kanske självklart, men det är just här många företag sparar mest tid. Istället för att lägga energi på att sammanställa information kan teamet fokusera på att leverera arbete till kunderna.
Samtidigt får projektledare och företagsledare en betydligt bättre överblick över verksamheten. Det blir enklare att se vilka projekt som är lönsamma, vilka som riskerar att gå över budget och vilka fakturerbara timmar som ännu inte skickats vidare till kund.
För vem passar den här typen av arbetsflöde?
Det här arbetssättet passar särskilt bra för konsultbolag, frilansare, byråer och andra tjänsteföretag där tid är den viktigaste tillgången. När verksamheten säljer kompetens och arbetstid blir det avgörande att kunna följa arbetet från uppdrag till betalning utan onödiga mellansteg.
En ensam konsult kan dra nytta av att slippa växla mellan flera olika verktyg. Ett mindre team får bättre samordning och minskar risken att information försvinner mellan olika personer. För växande företag blir det dessutom enklare att skapa processer som fungerar även när verksamheten blir större.
Många upptäcker också att de får bättre kontroll över ekonomin. När projekt, tidrapportering och fakturering hänger ihop blir det svårare att missa debiterbara timmar eller glömma bort arbete som faktiskt ska faktureras.
Tidsbesparingen handlar om mer än minuter
När företag utvärderar administrativa system fokuserar man ofta på hur många minuter som kan sparas på en enskild uppgift. Det är egentligen fel sätt att se på saken.
Den verkliga vinsten uppstår när hela arbetsdagen flyter bättre. När medarbetare slipper hoppa mellan olika system. När projektledare kan få svar direkt istället för att samla information från flera håll. När fakturor kan skickas samma dag som arbetet är klart istället för flera veckor senare.
Då handlar det inte längre om några sparade minuter här och där. Det handlar om bättre kontroll, snabbare fakturering, färre misstag och mer tid till det arbete som faktiskt utvecklar verksamheten.
Ett genomtänkt arbetsflöde gör inte bara administrationen enklare. Det gör hela företaget effektivare. Och för många tjänsteföretag är det skillnaden mellan att växa med kontroll och att ständigt känna att administrationen ligger ett steg före.