Att fakturera konsulttimmar låter enkelt i teorin. Du arbetar ett antal timmar, skickar en faktura och får betalt. I praktiken ser det sällan ut så. Timmar ska registreras, projekt ska hållas isär, rätt timpris ska användas och kunden vill ofta se en tydlig specifikation över vad som faktiskt har utförts.
För många konsulter blir faktureringen något som skjuts upp till fredagseftermiddagen eller sista dagen i månaden. Då börjar jakten på kalendern, anteckningar, mejl och meddelanden för att försöka komma ihåg vad som egentligen gjordes. Det tar längre tid än man tror och risken att missa debiterbara timmar är betydligt större än många inser.
Med ett genomtänkt arbetssätt blir faktureringen istället den naturliga avslutningen på det arbete du redan har gjort.
Börja med att registrera tiden när arbetet sker
Den största tidsboven är nästan alltid att försöka återskapa veckan i efterhand. Minnet är förvånansvärt opålitligt, särskilt när flera kunder och projekt pågår samtidigt.
Registrerar du istället tiden direkt efter ett möte eller när en arbetsuppgift är klar blir underlaget både mer korrekt och mer detaljerat. Kunden får en tydligare faktura och du slipper fundera över om det verkligen var tre eller fyra timmar du arbetade i tisdags.
Det handlar egentligen inte om att vara administrativ. Tvärtom handlar det om att slippa administration senare.
Kunden betalar för resultat, men vill förstå tiden
En vanlig fråga bland nya konsulter är hur detaljerad en faktura egentligen behöver vara.
De flesta kunder uppskattar inte långa listor med varje liten aktivitet. Däremot vill de förstå vad deras pengar gått till. En bra faktura visar därför vilka arbetsmoment som utförts, hur många timmar som lagts på respektive del och vilket timpris som gäller.
Exempelvis blir “Utveckling av bokningsfunktion, 6 timmar” betydligt tydligare än en rad där det bara står “Konsultarbete”.
När fakturan känns genomarbetad minskar också risken för frågor, diskussioner och sena betalningar.
Håll projekten separerade
Många konsulter arbetar parallellt med flera uppdrag. Då blir det snabbt rörigt om alla timmar hamnar i samma lista.
Genom att koppla varje arbetspass till rätt projekt får du bättre kontroll över hur mycket tid som faktiskt läggs på varje kund. Det blir dessutom enklare att se vilka uppdrag som är mest lönsamma och vilka som kanske tar mer tid än de borde.
Efter några månader sitter du på värdefull statistik som gör det enklare att sätta rätt pris inför framtida uppdrag.
Administration behöver inte vara tråkigt
Det finns faktiskt människor som tycker om administration. Att ha ordning på siffror, projekt och dokument kan vara riktigt tillfredsställande. Problemet är sällan själva administrationen. Problemet är när samma information behöver skrivas in flera gånger eller när olika system inte pratar med varandra.
Då blir administrationen mest ett hinder mellan dig och det arbete som faktiskt skapar värde.
Ett smart arbetsflöde handlar därför inte om att ta bort kontrollen. Det handlar om att behålla ordningen samtidigt som onödiga moment försvinner.
När tidrapporteringen blir en del av faktureringen
Här märker många konsulter hur mycket tid som faktiskt går att spara.
Om tidrapporteringen redan är kopplad till projektet finns nästan hela fakturaunderlaget färdigt när det är dags att debitera kunden. Du slipper flytta information mellan olika program eller kontrollera att allt verkligen kommit med.
Det betyder inte att du tappar kontrollen över fakturan. Tvärtom får du bättre överblick eftersom all information redan finns samlad på ett ställe.
Det är också här ett system som Kiri passar in på ett naturligt sätt. Istället för att se tidrapportering, projekt och fakturering som tre separata delar bygger Kiri ett sammanhängande arbetsflöde där varje steg leder vidare till nästa. När timmar registreras på rätt projekt finns de redan tillgängliga när fakturan ska skapas, vilket minskar risken för missade timmar och dubbelarbete.
För den som uppskattar struktur innebär det bättre kontroll. För den som helst vill lägga så lite tid som möjligt på administration innebär det färre moment att hålla reda på.
Små rutiner gör stor skillnad
Många letar efter den perfekta fakturamallen eller det bästa ekonomiprogrammet. I verkligheten är det de små vanorna som gör störst skillnad.
Registrera tiden direkt när arbetet är klart. Håll projekten uppdaterade. Se till att fakturera regelbundet istället för att vänta till månadens sista dag.
När de rutinerna väl sitter blir faktureringen betydligt enklare. Du får bättre kassaflöde, färre missade timmar och mindre administration att ta hand om.
Det är inte själva fakturan som ska ta tid. Det är konsultarbetet du ska lägga din energi på.